ضبط مکالمات چه کمکی به ما می‌کند؟

در این مقاله به برخی از مزایای استفاده از ضبط مکالمات پرداخته ایم.

افزایش کیفیت مکالمه

وقتی مکالمات تلفنی پرسنل یک مجموعه همراه با اطلاعات تماس گیرنده، ضبط و به صورت اتفاقی کنترل می شوند نشان دهنده آن است که مدیر مجموعه به پرسنل خود و کیفیت صحبت آنها اهمیت می دهد و این موضوع مشوق کارکنان خواهد بود که نهایت سعی خود را برای توضیح عالی و جذب طرف تماس بنمایند وبه دنبال آن ارتقاء شغلی را کلیه اعضاء تیم به دنبال خواهد داشت.

آموزش شیوه  مکالمه و ارائه توضیحات

با گوش دادن به مکالمات تلفنی پرسنل جدید که مسئول پاسخگویی و راهنمایی ارباب رجوع تلفنی می باشند می توانید نکات مربوط به کوتاه یا طولانی بودن مکالمه، گفتن یا نگفتن بعضی موارد، گرمتر صحبت کردن، پرانرژی صحبت کردن و…را با پرسنل خود در میان بگذارید حتی با خنده ای ملایم صحبت کردن، چون طرف مقابل این حالت را احساس می کند و در مجموع ارتباطات قوی تر شده، بهره برداری بهینه از مکالمات صورت می پذیرد.

گرفتن ایده از صحبت های تلفنی

با استفاده از شماره تماس و تاریخ مربوط به مکالمه افرادی صاحب فکر، که معمولا از طرف حسابهای دائمی مجموعه شما هستند و شما آنها را می شناسید فایلهای ضبط مکالمات تلفنی آنها را پیدا کرده و با دقت گوش دهید حتما می توانید از پیشنهادات و انتقاداتی که در طول مکالمه خواهند داشت  بهره برداری نموده و در جهت بالا بردن بهره وری مجموعه خود استفاده نمایید.

تحکیم حلقه های زنجیره روابط تجاری و انسانی

طرفهای تجاری و روابط انسانی از مهمترین سرمایه های یک مجموعه تجاری محسوب می گردد مواقعی پیش می آید که در مکالمه تلفنی راجع به زمان تحویل، مبلغ کالا، دستمزد انجام کار، هزینه حمل، مدت ضمانت و …صحبت شده و قرارهایی گذاشته می شود که گاهی اوقات با گذشت زمان و بر اثر فراموشی، طرفین دچار سوء تفاهم می شوند که این امر می تواند  موجب سستی و یا پاره شدنحلقه ای از زنجیره روابط انسانی و شغلی گردد و کاهش بهره وری مجموعه را بدنبال آورد.

چاره کار رجوع به دستگاه ضبط مکالمات تلفن می باشدکه با کنترل مکالمه همراه با اطلاعات تماس در تاریخ و ساعت مشخص، به سرعت موضوع آشکار گشته و اختلاف از بین می رود.

بررسی میزان رضایت مشتریان

با گوش کردن به صحبت های طرفهای تجاری و مشتریان با کارمندان،  می توان به درجه رضایتمندی ایشان و علل آن پی برد و روی نقاط ضعف و راههای برطرف کردن آن تمرکز کرد و همچنین نقاط قوت را شناسایی کرده و از عوامل انسانی آن قدردانی نمود که این خود باعث افزایش روحیه مثبت در تیم شما می گردد و نهایتا ارزش افزوده مجموعه شما را بالاتر خواهد برد.

کاهش هزینه های مخابراتی و اتلاف وقت

با وجود دستگاه ضبط مکالمات، تماسهای تلفنی خصوصی و غیر کاری به صورت اتوماتیک کاهش پیدا خواهد کرد و به این ترتیب هزینه های تلفن کمتر می شود و با اتخاذ شیوه های تشویقی، این وقت بدست آمده صرف توسعه و افزایش بهره وری کسب و کار خواهد شد.